デキる幹事だけが知っている!合宿の幹事になる前に知っておきたい8つの秘密

合宿の幹事はすべきことが多く大変ですが、事前にやるべきことを把握しておけば、意外と誰でもこなせるものです。

この機会に幹事の仕事を知り、その時に備えておきましょう。

目的を明確にしておく

あらかじめ全部員で何のための合宿を行うのか、どういう目的を達成したいのかを話し合って共有しておきましょう。合宿はあくまでも手段であり目的ではありません。合宿後に達成しておきたい目標を明確にしておかなければただの旅行になりかねません。

計画を立てる

目的を決めたら、宿泊の時期、人数、宿泊場所、使用施設、交通手段などを決めましょう。

役割分担をする

幹事だからといって合宿に関わる全ての業務をこなす必要はありません。自分が得意なこと、自分がやりたいことを決めて、任せられることは他のメンバーに任せましょう。

早めに予約する

夏休みや冬休み、春休みはどの学校でも同じ時期にあるため、人が殺到して混雑しやすいです。このとき宿泊施設の予約はもちろんのこと、練習用の施設や宴会場など宿泊施設以外の予約も忘れず行いましょう。

下見に行く

計画を立てて予約を済ませたら一度下見にいきましょう。実際に利用施設を見てみると目で確認できるので、自分たちの目的を達成できるような施設かどうかをしっかりと検討できます。

キャンセルは早めにする

出席予定者が欠席することになったらすぐに宿泊先に連絡しましょう。キャンセルが出た場合、極力迷惑をかけないためにも早めの連絡が何よりも重要です。来年、再来年と同じ施設を後輩たちが使うためにも丁寧な対応を心がけましょう。

情報を共有しておく

あらかじめスケジュールをメンバー全員と共有しておくことは重要です。何を次にすべきか全員が把握しておけば、余裕を持って準備が出来ますし、もしも幹事が急病で倒れても他のメンバーで合宿を成功に導くことができます。

情報の共有は紙だけでなくスマートフォンのアプリでもできます。

スケジュールの共有に関しては「情報共有が合宿を円滑に進める!スケジュール共有に役立つアプリまとめ」をご覧ください。

抱え込みすぎない・周りに頼る

周りに頼らず1人で全てやり切ると合宿の幹事はとても忙しいです。適度に周囲に仕事を割り振り、自分がいなくなっても次の世代が上手くできるように教育する必要があります。後輩を育てるためにも役割分担はしっかりやりましょう。

最後に

さて、ここからは貸切バスでの合宿のメリットを皆さまにお伝えします。

合宿は参加人数が多く、公共交通機関などでの移動には手間がかかります。

しかし、貸切バスなら面倒な移動時間も有意義な時間に変えられます。例えば、移動中に車内でミーティングをすることもできますし、部員同士の交流を深めるレクリエーションをすることもできます。

移動手段として宿泊先と練習場所の移動はもちろんのこと、合宿から帰るときも自由に降車場所を指定できるので、重い荷物を必死に運ぶ必要がなくなり、顧問の方や部員たちは合宿の練習に100%集中できます。

また、合宿の最終日だけ自由に観光したり、バスガイドをつけて各観光名所を巡るという場合にも貸切バスが役立ちます。

電車やバスなどの公共交通機関での移動に懲りている方や、少しでも合宿の負担を減らしたいという方は是非この機会に貸切バスでの合宿をご検討くださいませ。

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