合宿の幹事はすべきことが多く大変ですが、事前にやるべきことを把握しておけば、意外と誰でもこなせるものです。
この機会に幹事の仕事を知り、その時に備えておきましょう。
目的を明確にしておく
あらかじめ全部員で何のための合宿を行うのか、どういう目的を達成したいのかを話し合って共有しておきましょう。合宿はあくまでも手段であり目的ではありません。合宿後に達成しておきたい目標を明確にしておかなければただの旅行になりかねません。
計画を立てる
目的を決めたら、宿泊の時期、人数、宿泊場所、使用施設、交通手段などを決めましょう。
役割分担をする
幹事だからといって合宿に関わる全ての業務をこなす必要はありません。自分が得意なこと、自分がやりたいことを決めて、任せられることは他のメンバーに任せましょう。
早めに予約する
夏休みや冬休み、春休みはどの学校でも同じ時期にあるため、人が殺到して混雑しやすいです。このとき宿泊施設の予約はもちろんのこと、練習用の施設や宴会場など宿泊施設以外の予約も忘れず行いましょう。
下見に行く
計画を立てて予約を済ませたら一度下見にいきましょう。実際に利用施設を見てみると目で確認できるので、自分たちの目的を達成できるような施設かどうかをしっかりと検討できます。
キャンセルは早めにする
出席予定者が欠席することになったらすぐに宿泊先に連絡しましょう。キャンセルが出た場合、極力迷惑をかけないためにも早めの連絡が何よりも重要です。来年、再来年と同じ施設を後輩たちが使うためにも丁寧な対応を心がけましょう。
情報を共有しておく
あらかじめスケジュールをメンバー全員と共有しておくことは重要です。何を次にすべきか全員が把握しておけば、余裕を持って準備が出来ますし、もしも幹事が急病で倒れても他のメンバーで合宿を成功に導くことができます。
情報の共有は紙だけでなくスマートフォンのアプリでもできます。
スケジュールの共有に関しては「情報共有が合宿を円滑に進める！スケジュール共有に役立つアプリまとめ」をご覧ください。
抱え込みすぎない・周りに頼る
周りに頼らず1人で全てやり切ると合宿の幹事はとても忙しいです。適度に周囲に仕事を割り振り、自分がいなくなっても次の世代が上手くできるように教育する必要があります。後輩を育てるためにも役割分担はしっかりやりましょう。
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